Productividad y gestión del tiempo: claves para lograrlo

“El tiempo es el recurso más importante” decía Peter Drucker. La pérdida de tiempo solo la determina uno mismo, todo depende de los objetivos que se plantee. Con estas ideas quiero introducirnos en el tema de hoy: productividad y gestión del tiempo.

¿Qué es la productividad? En términos generales, es la capacidad de hacer más tareas en menos tiempo. 

¿Por qué es importante ser productivos? Porque nos permite ahorrar tiempo y costos (al deshacernos de aquello innecesario), y destinar lo ahorrado a otras actividades.

Calidad vs cantidad

Si bien la tecnología avanza a pasos agigantados, le seguimos dedicando muchas horas al trabajo y, por eso, el manejo del tiempo es fundamental, sobre todo, si somos nosotros los encargados de gestionar nuestro tiempo laboral desde casa. Por otro lado, ser productivos hoy es también ser creativos sin dejar de dar respuesta a los requerimientos y demandas cotidianas. Sin embargo, muchas veces caemos en las redes de la “falsa productividad”. ¿Qué es esto? Es correr todo el día como un hámster en la ruedita, a gran velocidad, gastando enormes energías sin llegar a ningún lado… Pero hacer las cosas rápido no es hacerlas bien. 

De hecho, varios estudios han indicado que trabajar muchas horas durante largos periodos de tiempo es inútil y atenta contra nuestra salud. La clave está en la productividad personal y en la calidad de las horas de trabajo, más que en la cantidad.  

¿Qué podemos hacer para mejorar nuestra productividad? 

En principio, lograr un equilibrio entre nuestra vida personal y laboral.

Te dejamos algunos consejos para conseguirlo:

• Poné en práctica la regla de los tres 8 de Owen: 8 horas para trabajar, 8 para descansar y 8 de recreo.

• Tomate un rato para vos. Una cabeza distendida y un buen estado de ánimo nos permite ser más creativas y eficientes en el manejo del tiempo y en la obtención de resultados. Ya sea una charla con amigas, estar con tu familia, un café o un baño relajante… dedicale un momento a lo que sea que te haga bien y te renueve las energías.  

• Respetá y hacé respetar tus momentos de desconexión. Al trabajar desde casa, puede suceder que nuestros compañeros de trabajo no respeten los horarios laborales, envíen mensajes o hagan llamadas a cualquier hora, inclusive los fines de semana. Esto provoca la sensación de no poder despegarnos del trabajo, y nos quita tiempo para nosotros y lo que nos gusta. Es por esto que la actitud personal es fundamental: ponete límites y aprendé a decir que no.

• Dedicá tiempo para descansar y alimentarte. Los procesos cognitivos (pensamiento, memoria, atención) trabajan durante el descanso y dormir mal puede traer bajo rendimiento, agotamiento físico, irritabilidad y alteraciones del estado de ánimo. Por otro lado, la comida es nuestro combustible e influye en nuestro bienestar físico y emocional. Nos brinda la energía para trabajar mejor y más rápido, ¡no la subestimes!

• Hacé ejercicio. Está demostrado que realizar actividad física en horario laboral reduce el ausentismo y mantiene a los empleados más productivos, lo que aumenta la rentabilidad. Es por esto que cada vez más empresas lo suman a sus estrategias y rutinas laborales. ¡Sumalo vos también!

• Tomate el tiempo para reflexionar. ¿cuál es mi propósito laboral y personal?, ¿dónde estoy poniendo mi tiempo y energía? ¿Qué tengo ganas de hacer? Se dice que las personas más exitosas son las que conocen y trabajan sus motivaciones internas; quizás este sea un buen momento para conocerte…

Cuestión de tiempo

¿Sentís que nunca llegás a hacer todo lo que querés?

El tiempo es limitado y gestionarlo de forma eficaz significa: 

• Controlar en qué se invierte.

• Analizar los principales “ladrones” de nuestro tiempo (los más usuales suelen ser exceso de papeleo, interrupciones, falta de concentración o nuestra actitud personal).

• Generar planes de acción. 

• Mantener una constancia.

Además de esto, te dejo diez cosas que podés hacer para lograr que las horas del día te rindan:

1) Planificá tu día: el trabajo tiene 2 fases: planificación y ejecución. Si planificás mejor, ahorrás en ejecución, así que, antes de terminar tu jornada, tomate un ratito para planificar el día siguiente determinando un horario de comienzo y fin, tanto para tus tareas laborales como las no laborales. También podés hacerlo de forma semanal. 

Dato: dejá espacio para imprevistos. Si bien es importante la planificación, hay momentos en los que debés ser flexible.

2) Establecé prioridades: me refiero al foco u objetivo que querés alcanzar, siendo realista. Diferenciá entre urgente e importante. Muchas veces, al estar todo el día corriendo en lo urgente no podemos dedicarle tiempo a lo importante.  

3) Agendá: una vez que estableciste prioridades y planificaste tu día es importante que lo agendes, ya sea en agenda manual o con herramientas digitales. Esto va a permitir liberar tu cabeza de información innecesaria. 

4) Evitá distractores: mientras trabajes, tratá de mantenerte alejada del ruido de la casa, redes sociales, televisor, etc. Poné el celular en modo avión o silenciado, ya que es el principal ladrón de nuestro tiempo. 

5) Establecé un lugar de trabajo: te va a permitir tener toda la información y herramientas laborales en un solo lugar. Además, al mantenerlo ordenado evitás perder tiempo.

6) Identificá en que momentos sos más productiva: hay horarios en los que generalmente rendimos mejor y es ahí donde debemos hacer el trabajo de mayor importancia. Algunos estudios dicen que es por la mañana, pero te invito a que detectes tu horario.

7) Evitá el multitasking: nuestro cerebro no está diseñado para hacer dos cosas al mismo tiempo, así que enfocate en una tarea por vez. De esta forma, la vas a hacer mejor y más rápido, y te va a generar menos desgaste mental.

8) Delegá: Tratá de hacerlo lo más que puedas, sin perder la responsabilidad. Para delegar eficazmente debés establecer tus objetivos, definir la responsabilidad de lo que se delega y comunicarlo eficazmente.  Es importante hacer un seguimiento  y motivar a quien se delega, aceptando  el derecho al error y ¡confiar!

9) Hacé pausas: muchas veces insistimos horas con una tarea que no nos lleva a ningún lado. Solo terminamos “enojados” con lo que estamos haciendo y nos sentimos frustrados. Te sugiero que cada 45 min de concentración hagas una pausa de 15 min y luego, con la cabeza despejada, retomes la actividad. Este cambio de aire te permitirá estar más creativa y aumentar tu habilidad mental. 

10) Aprovechá los momentos de inspiración: así como es fundamental que puedas reconocer cuando estás “trabada”, es importante que aproveches los momentos de inspiración. Las ideas fluyen espontáneamente y te permiten finalizar la tarea más rápido.

Para que aplicarlo sea más fácil, contás con algunas herramientas: 

• Para visualizar fechas y organizarse: Google calendar, el calendario de Outlook, Ical (Mac) y calendario editorial son los más utilizados. 

• Para crear listas de tareas: Remember the Milk, Todoist, Things (Mac), Omnifocus (Mac), Teudeux (Mac)  

• Para crear notas y recordatorios: Evernote y Simple Sticky Notes son opciones simples y efectivas. 

• Para administrar los descansos: la técnica Pomodoro.

En definitiva, si logramos establecer nuestras prioridades y objetivos, gestionando eficazmente nuestro tiempo y equilibrando nuestra forma de vivir y trabajar, no solo seremos más productivos sino también más felices. 

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POR: Verónica Prado

Lic. en Psicología (UBA) con un posgrado en clínica Psicoanalítica de adultos y más de 10 años de experiencia en el área clínica, con pacientes niños, adolescentes, adultos y familia.
Además de diseñar y dictar talleres psicoeducativos para niños y de habilidades cognitivas para adultos, cuenta con amplia experiencia en capacitación y coordinación de talleres sobre empleabilidad, orientación laboral y desarrollo emprendedor. En distintas ONGs se desempeña como tutora de programas de inclusión, diversidad e inserción laboral y como consultora organizacional en evaluación psicolaboral y selección de personal.
En redes sociales, a través de "Mi espacio Psi”, comparte contenido acerca de psicología y desarrollo personal e invita al autoconocimiento y reflexión.
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