En esta nota hablaremos sobre la planificación financiera, daremos algunos consejos o tips para evaluar si tu empresa se encuentra “bien parada” para la toma de decisiones económica financieras a fin de lograr “surfear” o gestionar las fluctuaciones del mercado en los tiempos actuales.
Autor: Santiago Rodrigo.
¿Qué es la planificación financiera y para qué sirve en mi empresa?
La planificación financiera surge con el propósito de dar una estructura contable analítica a las principales variables de mi negocio ayudando a encauzar y darle sustento a los números. Colabora también al cumplimiento real, operativo y estratégico de las finanzas, que en definitiva son las que podrán dar fundamento y sostenibilidad a la contabilidad empresarial. Puede también servir para fundamentar frente a un tercero, como ser un inversionista, socio, proveedor o stakeholder (grupos de interés), la viabilidad técnica y económica de una propuesta de negocios ya sea para conseguir una inversión, aportes de capital o mejorar la tasa de interés crediticio de nuestro banco. No obstante, su principal función es la de ser una herramienta de gestión interna que permite definir el rumbo en mi organización y poder así gestionar un accionar equilibrado y armónico en sus integrantes y acciones. Dicho esto, afirmamos que la planificación financiera en una empresa es la que se encarga de “bajar a tierra” y representar de manera numérica las situaciones y/o diferentes escenarios económicos con los planes estratégicos y operativos teniendo en cuenta el tiempo y el contexto en el que se desarrollarán. Todo esto aportará también a diseñar una política empresarial necesaria en temas de inversiones, capital o préstamos e información estratégica para los socios.
Algunos beneficios de diseñar e implementar una adecuada planificación financiera:
- Me permite identificar a tiempo los problemas de liquidez y prever estrategias para estabilizar y compensar cualquier desfasaje financiero.
- Puedo planificar en cualquier horizonte de tiempo los flujos de entradas (ingresos) y salidas (egresos) de dinero y sus desvíos que, con las herramientas adecuadas, me permite rediseñar una y otra vez mi estrategia comercial y operativa hasta alcanzar la sostenibilidad en el tiempo.
- Puedo realizar proyecciones teniendo en cuenta diferentes escenarios económicos, políticos, sociales y de cualquier suceso o fenómeno que pueda impactar de manera directa en la “salud financiera” de mi empresa y proceder, con esta información, a realizar planes de contingencia
- Mediante un adecuado diagnóstico económico financiero, puedo acudir a las mejores tasas del mercado y a distintas opciones de financiamiento, quizás consolidando deuda o bien negociando con inversionistas o bancos, lo que repercutirá en aumentar el margen de contribución y ganar en competitividad empresarial.
- Analizar y evaluar proyectos de inversión mediante el uso de cash-flow a la vez de medir TIR (Tasa Interna de Retorno) y VAN (Valor Actual Neto) muy utilizado por los inversionistas y bancos por ser indicadores claves.
- Medir y gestionar el crecimiento de mi empresa, con sus consecuentes crisis y desafíos.
¿En qué consiste la planificación financiera?
Tengamos en cuenta que el campo abarcado por la planificación financiera es amplio. Podemos, por un lado, enfocarnos en la planificación presupuestaria que tiene más que ver con tener en cuenta el dinero disponible en cada momento (saldos de caja) y saber escoger dónde y cuándo invertirlo en determinado plazo de tiempo. Por otro lado, tenemos el manejo de caja que se orienta a la administración del dinero a corto plazo en un sentido operativo e inmediato. Finalmente, y si pensamos en el desarrollo de un plan financiero, que es quizás al que menos provecho se le suele sacar, podemos planificar los objetivos tácticos y estratégicos de la organización en el mediano y largo plazo trazando una estrategia global que le de sustento y viabilidad técnica a la visión corporativa.
Cinco consejos o “advices” (más cool!) a tener en cuenta en la planificación financiera:
1.Estirar el pago a proveedores y disminuir los plazos de cobro a mis clientes.
Si bien en algunas industrias o mercados esto no resulta viable, nunca está de más innovar e insistir en la posibilidad de “estirar o dilatar” los plazos de pago a proveedores, quizás mediante la apertura de una cuenta corriente o bien aumentando los plazos mediante el uso de cheques u otro tipo de instrumentos o garantías. Para negociar con un proveedor podría ser útil presentar una carpeta o “brief” (resumen) detallando las compras históricas, en caso de ser favorables, y las proyecciones de compra del año con el fin de hacerlo un poco más “socio estratégico y partícipe” del negocio. Es también importante que nos conozcan por nombre y apellido. Es decir, que conozcan lo que hacemos y como lo hacemos, nuestro proyecto. De esta manera estaremos dando el puntapié inicial para generar una relación de confianza que pueda sostenerse en el tiempo. Está demostrado que, aquellas relaciones comerciales, que son fortalecidas por un vínculo afectivo que se construye en la confianza, alcanzan mejores resultados y posibilidades de negociación de las que son meramente comerciales. En un caso “sos uno más del montón”, en el otro, te conocen por tu nombre y recuerdan tu proyecto logrando que el vinculo afectivo o humano tenga un rol preponderante por sobre lo anterior. En el fondo, esto es lo que algunos llaman desarrollo de proveedores. Que no es otra cosa que trabajar por alcanzar una relación virtuosa y sinérgica con los proveedores con el objetivo estratégico y real de “crecer todos juntos”. En definitiva, todos somos parte de una misma cadena de valor y por tanto, interdependientes. Resulta vital prestar atención y desarrollar los vínculos tanto con nuestros clientes externos como con los clientes internos (empleados, proveedores, etc.). Esto aplica de especial manera con nuestros recursos o actividades claves y socios estratégicos (Ver Canvas Business Model). Por otro lado, es menester que pague a proveedores en un plazo mayor de lo que a mí me pagan los clientes (esquema ideal). De esta manera, podremos generar una estrategia financiera apalancada por estos proveedores sin generar gastos adicionales o costos de financiamiento innecesarios. Es también importante que nuestros clientes no solo paguen bien, sino que paguen a tiempo y en las condiciones que son saludables para mi negocio. Esto no quita que pueda tener un tratamiento diferente y/o preferencial con algunos clientes, sobre todo para aquellos que lideran mis ingresos. Según la ley de Pareto (80/20), se sostiene que el 80% de la facturación de una empresa es generada por el 20% de sus clientes. Por tanto ¿conozco por nombre y apellido a los clientes de mi empresa que concentran la mayor parte de los ingresos? ¿Realizo un seguimiento y trato preferencial con ellos?
2.Diversificar y atomizar cartera de clientes.
A nivel estratégico y con el fin de bajar riesgos es bueno, al menos analizar, la posibilidad de diversificar mediante el diseño y/o desarrollo de nuevas unidades de negocio, especialmente si resultan en sinergias con el core o núcleo de la empresa. Esto aplica también al caso de desarrollo de proveedores mencionado o bien para un joint venture como posibilidad de inversión en la cadena de valor de mi producto o servicio. Puedo decir que también ayuda, como se suele decir: “el no tener todos los huevos en la misma canasta” lo que invita a reflexionar acerca de como diversificar o atomizar disminuyendo riesgos. Deberíamos intentar evitar la concentración de unos pocos clientes en relación a los ingresos totales, dado que por un lado resulta en un factor de contingencia en caso que pierda al cliente y, por el otro, puede ocurrir que si el cliente es consciente y conoce su situación de predominancia en nuestra cartera de clientes, pueda jugarnos en contra en el sentido de fijar las condiciones de pago o influir de manera directa en la fijación de precios y/o contratos.
3.Especializar y profesionalizar el área de administración y cobranzas.
Si la empresa es chica, es probable que el dueño o emprendedor sea, a veces, el mismo cobrador. A este respecto no olvidemos ¡el ejemplo del dentista! No entrás a la consulta, sin antes pasar por la secretaria administrativa que te cobra ¿no? Entonces y, de la misma manera, ¡no sigamos entregando mercadería o servicios sin antes revisar el estado de cuenta del cliente! Definamos y sostengamos una política que, no dejando de lado la “cintura comercial” y el buen trato, sea viable para nuestra empresa hoy. En una empresa, con un área de cobranzas profesionalizada, se cuenta con recordatorios periódicos a los clientes morosos desde el “día 1” en que se fijó un plazo y no se cumplió, además de asentar el registro de la mora en el historial de nuestro sistema o libreta para tenerlo en cuenta en futuras negociaciones. Parte de este trabajo lo hacen los llamados sistemas CRM por sus sílabas “Custum Relationship Management”. Debo también tener confianza en mi empresa y en lo que vendo u ofrezco a mis clientes con el fin de “hacerme valer” a la hora de cerrar la venta ¡No nos olvidemos que la venta se concreta solamente cuando el dinero ingresa a mi cuenta o bolsillo! Como decía un profesor mío de contabilidad, la venta no termina con la factura, más aun, allí comienza. La venta se perfecciona o consuma con la entrega del remito, que es el que da cuenta que el bien ha sido entregado, ergo cobrado.
4.Tener “en cuenta” el IVA de las facturas y posibles retenciones.
En caso de que sea monotributista, es decir que no desglose IVA, saber que el mismo deberá ser asumido y contabilizado como costo directo pero, en caso de ser responsable inscripto o una sociedad ya constituida, deberemos llevar una adecuada contabilidad del IVA compras-ventas. Si bien en las proyecciones financieras no recomiendo que incluyan el IVA, sí debemos tenerlo en cuenta a la hora de pagar a nuestros proveedores porque la factura se paga final, no neta de IVA. Lo mismo ocurre con las retenciones de impuestos como ser IIBB (ingresos brutos), impuesto a las ganancias, costos de transferencias o el impuesto al cheque (débito y crédito), entre otros. Si bien sabemos que existen, no siempre solemos contabilizarlo y ponderarlo adecuadamente ¡Muchas veces hasta se transforman en costos ocultos! Esos pequeños “Pac-Man” son los que se pueden estar “comiendo” nuestras ganancias... ¡atentos!
5.Prever diferentes escenarios de mercado y del contexto ¡Generar estrategias!
Si bien entiendo que lleva trabajo consolidar y actualizar las planillas económicas y financieras de la empresa y que, muchas veces, por la falta de tiempo y por estar corriendo detrás de las urgencias las podemos descuidar, no puedo dejar de remarcar que es el timón de nuestra empresa. Puedo quizás ponerla en “piloto automático” en algún momento, siempre de acuerdo al momento y contexto, pero si no soy consciente de que no puedo fijar el rumbo de la empresa sin esa “información cartográfica”, entonces no puedo pretender que mi empresa sea eficiente y hasta rentable ¡Es aquí donde se licuan las ganancias, donde se volatilizan las utilidades y donde se esconden todos los costos de mi empresa! Por tanto, debo darle agenda y asignar prioridad a estos asuntos. Debo hacerme de toda la información que necesito, al menos de la básica, para poder tomar decisiones a tiempo y ser coherente con los objetivos que me propongo. Te invito a que puedas identificar cuáles son las variables críticas en tu negocio y que así puedas diseñar tu propio “semáforo” a modo de señalización y ayuda visual para que preveas y gestiones a tiempo los desafíos que te presenta tu empresa en el día a día.
Pues entonces: ¡Manos a la obra! Actualizá tus números para poder empezar a delinear una estrategia financiera que te permita crecer armónicamente en tu negocio.
