Consejos para hacer rendir mejor nuestro tiempo tanto en casa como en el trabajo.

“Esto es el lejano oeste”, así se refiere Kory Kogon, Líder Práctica Global para el Desarrollo Organizacional en FranklinCovey, a la hora de describir el escenario laboral del siglo XXI en el que todos quieren hacer todo. Es sabido que el que mucho abarca, poco aprieta. Desafortunadamente, para los trabajadores de la era del conocimiento, el hecho de estar ocupado se ha convertido en la nueva insignia de honor, en una suerte de valor que se confunde con productividad. Pero estar ocupado –más ocupado que el resto de las personas– en realidad se vincula más con una mala administración del propio tiempo que con la productividad. Esta última, según Kogon, tiene que ver con identificar las pocas cosas importantes y altamente valiosas que deben hacerse a diario o semanalmente en casa o en el trabajo, darles prioridad y resolverlas. Eso es lo que hacen las personas productivas.

Suena muy sencillo, pero no es tan fácil de alcanzar porque hay otras cuestiones y variables que nos desvían de la meta. Y por eso, muchas veces, al final de nuestra jornada pensamos: "¿qué pasó durante el día? No pude hacer nada de lo que me propuse". Este es el problema principal que las empresas y las personas necesitan resolver, y la clave está en la optimización de nuestro cerebro.

Ayer y hoy

Kory Kogon compara el siglo XXI con la época de la Revolución Industrial de baja complejidad laboral en la que la productividad era fácilmente definible y aplicable. En ese entonces, la producción era impulsada por la demanda y un trabajador producía diez aparatos por hora sin hablar ni pensar ni hacer más o menos de lo que se le pedía. Matemáticamente estaba bien. Los trabajadores de la era de la línea de montaje eran como robots a los cuales había que programar.  Su tiempo y sus tareas en el trabajo estaban 100% optimizados.

 En el “el lejano oeste” las cosas son distintas, "es un reino sin pautas ni límites en el que los modelos aún no están preparados para optimizar las tareas del trabajador intelectual. Todos en el mundo intentan hacer todo y así se hunden poco a poco", destaca Kogon. Hoy parece que nadie tiene del todo claro qué es importante. Todos quieren hacer un buen trabajo y por eso todos hacen todo. Según la experta de FranklinCovey, en el siglo XXI son tres los problemas a los que nos enfrentamos vinculados a la productividad.

-    Tomamos más decisiones que nunca
En la Revolución Industrial era solo una. No se pensaba, solo se hacía. Hoy, cada e-mail, mensaje de whatsapp, alerta o cualquier otra pequeña interrupción supone una decisión que el cerebro debe tomar. Así, este se coloca en modo de supervivencia, intenta lidiar con todo lo que llega en forma lineal y acaba por perderse de algunas decisiones de alto valor. Entonces, al final del día, surge la sensación (casi palpable) de que el día se escabulló sin haber concretado lo que queríamos o debíamos.

-    Nuestra atención se encuentra bajo amenazas sin precedentes 
Los smartphones son la tormenta perfecta para el cerebro humano. Suenan, zumban, vibran, se iluminan; eso es desconocido para el cerebro.  Nos surge la necesidad de saber qué ocurre, aunque sea una alerta de Instagram, y tenemos la falsa sensación de que alguien nos necesita.

-    Estamos padeciendo una crisis de energía
Ya no existen días de 8 a 10 horas. Los días tienen 24 horas en las que una persona puede estar en un webinario con India a las dos de la mañana y antes de darse cuenta, es hora de volver al trabajo. En el medio, además, respondió decenas de mensajes a través de su celular.  Esto provoca una crisis de energía que desgasta a las personas, quienes pueden estar en todas partes pero no están en ninguna. 

Por dónde empezar: consejos para ser más eficientes

1)    Evitar las distracciones o interrupciones
Existen varios estudios realizados sobre el nivel adecuado de ruido de fondo (entre los que podemos mencionar Is Noise Always Bad?, publicado en el Journal of Consumer Research o Correlating Brainwave & Psychometric Changes with Workplace Acoustics del Building Research Information Knowledgebase) en los que se destaca que el espacio ideal para un trabajo en concentración no es aquel libre de ruido, sino aquel libre de interrupciones . Así, encontrar un espacio en el que “esconderse”, independientemente de lo ruidoso que sea, puede ser la mejor estrategia para desarrollar determinadas tareas que exigen gran concentración. Como ejemplo de esto tenemos la decisión de muchas personas que hoy eligen su casa o un espacio de coworking en vez de su oficina para preparar una presentación o una entrega importante.
Estanislao Bachrach, profesor en innovación y liderazgo en la Escuela de Negocios de la Universidad Torcuato Di Tella también hace referencia a las distracciones. “La gente tiende a frustrarse por distraerse y, sin embargo, la distracción es algo que el cerebro ama hacer. Naturalmente, si una persona está conversando con otra y le entra un e-mail o cualquier otra alerta en el teléfono, lo va a mirar y se va a distraer. ¿Por qué? Porque para el cerebro es mucho más fácil chequear un e-mail que charlar con otra persona. 
Así, la solución que propone Bachrach para evitar las distracciones en el trabajo, es apagar todo durante cierto tiempo. No poner los dispositivos en vibrador o silenciarlos: apagarlo para no caer en la tentación y permitir que cese la ansiedad. Según Bachrach, eso al principio cuesta mucho pero después se convierte en un hábito y la gente es mucho más eficiente, se equivoca menos y tarda menos en el trabajo. 

2)    Actuar según lo importante
En su bestseller "Los siete hábitos de las personas altamente efectivas", el autor y orador estadounidense, Stephen Covey presenta una matriz de tiempo donde todo se evalúa a partir de dos dimensiones: importante-no importante (es decir, ¿va o no va con mi propósito?) y urgente-no urgente (¿requiere o no requiere atención inmediata?). Con la combinación de estas dimensiones se obtienen cuatro cuadrantes. ¿Qué es una distracción y en qué necesito enfocarme? 

Implementar un sistema mensurable en el que todos actúen según lo importante en vez de sólo reaccionar a lo urgente será de utilidad para que cada uno tenga en claro qué potencial tiene, y para que pueda apuntar a lo extraordinario en vez de conformarse solamente con cumplir horarios.

3)    Planificar, no postergar
Kogon asegura que la procrastinación es uno de los asesinos del buen trabajo, porque muchas personas sienten que trabajan mejor bajo presión y ese es un mito. "Es algo rotundamente neurológico: nadie trabaja mejor a último momento. Si la gente dejara de procrastinar y comenzara a trabajar antes, produciría un trabajo de mejor calidad", explica.

4)    Organizar el día en bloques de energía
Vinculado al punto anterior, Bachrach sugiere organizar el día en “bloques de energía”. El cerebro es un órgano que gasta mucha energía. Por ejemplo, si al llegar a la oficina, chequeamos e-mails, coordinamos una reunión por teléfono, miramos la agenda, estamos gastando energía de a poquito. Pero si tenemos que armar una presentación, necesitamos mucha más energía, más concentración y más tiempo. Sin embargo, la gente suele dejar estas tareas para la tarde cuando el cerebro está ya más cansado. Bachrach propone dar vuelta el día: llegar a la oficina, ponerse a trabajar en la presentación y dejar todo lo demás para después. Así estaremos usando nuestra máxima energía para lo más importante y quedará un poco más para el resto de las tareas.

5)    Evitar el multitasking
Durante los últimos 20 años, Steven Kotler, director de Research Flow Genome Project (organización encargada de entrenar individuos y organizaciones para aprovechar el flujo en sus vidas) se ha concentrado en el estudio y el análisis del flujo, al que describe como un estado en el que el cerebro humano alcanza, con gran naturalidad, su grado máximo de rendimiento, y permite que las personas sean más productivas, innovadoras y tomen decisiones acertadas. Lo primero que les aconsejamos es no encarar varias tareas al mismo tiempo. El multitasking no es una práctica que beneficie al flujo. Los períodos dedicados a la concentración son mejores. Mi recomendación es comenzar el día con un bloque de 90 minutos de concentración ininterrumpida en la tarea más difícil. Obviamente, enfocarse en ella exigirá apagar el celular, no responder e-mails y cerrar la puerta de la oficina. 

  https://hbr.es/productividad/866/el-espacio-de-trabajo-ideal-no-depende-del-ruido-sino-de-las-interrupciones

TAGS: bienestar laboral, productividad, gestión, tendencias, consejos, gestión del tiempo
POR: WOBI
 

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