En todo proyecto hay una planificación, se aplican metodologías, se dispone de herramientas, se generan entregables, existe un inicio y fin. La formación en gestión de proyectos es la mejor aliada para poder dar una respuesta rápida y satisfactoria que garantice el buen curso en todo su desarrollo.
La manera en que se lleva adelante un proyecto puede definir el éxito o el fracaso de un negocio. En ese sentido, las empresas se preocupan especialmente por aplicar las metodologías y herramientas de gestión adecuadas, de modo tal de orientar en forma eficiente los recursos e incrementar las probabilidades de alcanzar el objetivo planteado. En definitiva, en la gestión de un proyecto se encuentra gran parte del secreto para llegar a buen puerto. Para ello, en primer término, es importante conocer las fases que lo conforman.
Ciclo de vida
Un proyecto es un conjunto de tareas que tiene inicio y fin. Para que sea más fácil su gestión, se dividen las tareas en fases secuenciadas, dándole así la forma al ciclo de vida.
Dicho de otro modo, se plantea la siguiente pregunta: ¿qué es una fase? Es un conjunto de tareas relacionadas entre sí y que finaliza con un entregable o hito.
La manera de estructurar las fases puede variar de acuerdo al tipo de organización, industria o incluso al proyecto. No existe una única forma de definir el ciclo de vida ideal de un proyecto. De todos modos, las prácticas comunes nos permiten identificar un esquema básico que puede aplicarse, en principio, a cualquier iniciativa.
Las fases
El gráfico que se ve a continuación presenta un detalle de las fases de un proyecto y cuáles son las tareas estándar que se pueden identificar.
Es importante destacar que la fase de supervisión y control es transversal a todo el desarrollo, desde que comienza hasta que finaliza. Las tareas destacadas son:
- Gestión del equipo, stakeholders y subcontratistas.
- Medición del progreso y supervisión del desempeño (general, alcance, cronograma, costos, calidad).
- Toma de acciones correctivas donde corresponda.
- Realizar informes en caso de ser necesarios.
- Gestión del riesgo.
¿Pueden existir otras fases?
Por supuesto que sí. Las fases mencionadas anteriormente son las básicas, comunes a todos los casos. Se pueden agregar otras de acuerdo a la necesidad del proyecto y según facilite la organización.
Algunos proyectos, al tener sucursales, incluyen la fase que se conoce como Roll Out.
Tip: si el proyecto es muy largo, se puede dividir en etapas que contengan las fases detalladas, estableciéndose algo así como pequeños subproyectos dentro del principal. De esta manera, será mucho más sencillo realizar la tarea de control y seguimiento.
Recapitulando: todo proyecto (con distintas fases e interacciones) tiene que transitar por una serie de actividades indispensables que se encontrarán bajo el gobierno de un grupo de supervisión y control.
Si lográs implementar estos conceptos notarás que podrás llevar adelante un proyecto de manera ordenada teniendo mejor control del avance del mismo, y a su vez detectar riesgos que pudieran complicar tu objetivo.
Otra ventaja a destacar es que el análisis de factibilidad o caso de negocio, como muchos lo conocen, es lo que te permitirá formalizar tu idea y defenderla ante un grupo de potenciales inversores. Es un paso fundamental para que el proyecto sea viable y cuente con los recursos necesarios.
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POR: Andrea Martin.
Mi nombre es Andrea Martin. Me recibí de Licenciada en Comercio Internacional pero enfoqué mi carrera y me especialicé en administración de proyectos. Mi experiencia la formé en empresas de primer nivel de distintos rubros: telecomunicaciones, retail, bancos y emprendimientos privados. Hoy, además de seguir trabajando en administración de proyectos, tengo mi propio emprendimiento: Oh! Wines, en el que organizo eventos de degustación de vinos, cervezas, té y su respectiva venta. También realizo actividades de integración de equipos tanto dentro como fuera de empresas. Sigamos en contacto. @oh_wines
