“Por favor, ¿me podrías decir qué camino debo tomar desde aquí? El gato repuso: Eso depende de dónde quieras ir”. (Alicia en el País de las Maravillas – Lewis Carroll).
Antes de empezar, te propongo que pienses por un instante cómo planificás tus vacaciones. Pensá bien. Podés tomar de ejemplo las últimas que tuviste, las que vienen o las que soñás. Como lo harías en forma habitual. Si podés, anotá qué hacés primero, con quién lo charlás, en qué te basás, qué cosas son inamovibles, qué información buscás y cuándo tomás las decisiones, qué cosas contratás de antemano y qué cosas dejás para el destino. Qué cosas cambian si vas solo o si tenés a tu familia a cargo, o si te toca organizar para tu grupo de amigos o un viaje en pareja. Qué cosas se modifican en función de la estación del año y el lugar al que vas. Tomate 5 o 10 minutos.
¿Qué notaste? Empezaste analizando, ¿cuánta plata tenés?, ¿adónde querés ir?, ¿en qué la fecha? ¿Qué predominó y se sostuvo? Analizaste entonces, ¿cómo ibas a financiarte?, ¿cuánto te llevás para el lugar?, ¿qué información relevás antes de decidir y qué información sirve para lograr tu propósito?, ¿qué cosas querés hacer sí o sí y qué cosas serían la frutilla del postre?, ¿cuánto influye la gente con la que irías?, ¿los involucrás en el plan?, ¿los tenés en cuenta? ¿Y en tu empresa hacés lo mismo?
Si es importante tener todas esas cosas en cuenta para las vacaciones, imagínate para desarrollar una empresa. Habrás notado la importancia de:
- Definir adónde querés llegar sumando visiones,
- La búsqueda de información y la consulta a expertos,
- El análisis de factibilidad, el cómo, los recursos necesarios, el margen de seguridad,
- La priorización,
- “Con quién” y la necesidad de involucramiento y compromiso del equipo,
- Los tiempos,
- El resultado esperado,
- La asignación de responsabilidades.
Para verlo de otra manera, muy simple, no es posible que tu empresa crezca si no se realiza un diagnóstico (dónde estás parado y cuál es la situación), se definen objetivos (donde querés llegar), se arman planes de acción y responsables (cómo llegar), y se asignan/obtienen los recursos para ejecutarlos (con qué cuento o qué tengo que conseguir para lograrlo).
¿Cuáles son los pasos desde que definís adónde querés llegar hasta que armás el presupuesto?
- Evaluar si es factible y coherente con la visión.
- Definir cómo vas a medir y monitorear, qué indicadores son los que mejor aplican.
- Fijar los objetivos mensuales.
- Comunicar a los involucrados, compartir, hacerlos partícipes.
- Establecer las acciones, responsables y determinar los recursos necesarios.
En las grandes empresas, este proceso lleva tiempo y muchas “idas y vueltas”. Se establece la visión, mientras que el cómo y los recursos necesarios, se trabajan varias veces con los responsables, se “negocia” hasta que se llega a un presupuesto que cierra y donde todos están involucrados y validaron lo que expresa. También suelen haber revisiones durante el año, tratando siempre que no sea ni un piso ni un techo y se adapte a lo que pasa en el mercado, no es una tarea fácil y requiere de mucho esfuerzo.
Es obvio que si participan más personas, la tarea va a ser más compleja, pero durante el año, estarán comprometidos con los planes y objetivos.
¿Qué cosas no pueden faltar en tu presupuesto de gestión?
- Ingresos. Y mucho mejor si podés definir cuánto previene de cada producto, servicio, canal, o hasta segmento de cliente. En rubros particulares, puede ser determinante la fluctuación mes a mes, estacional o por día de la semana.
- Costos laborales. No sólo los sueldos, sino todos los costos relacionados con el personal.
- Estructura. Alquileres, servicios, gastos de oficina.
- Suministros. Materiales y equipos.
- Gastos por actividad. Los que provienen por las distintas actividades y que no son mano de obra directa. Algunas empresas dividen los gastos de RRHH también con este rubro. En otro artículo trataremos el modelo de Costeo ABC para asignar los gastos de actividad a cada producto o servicio. En este punto, también es importante considerar los gastos de marketing.
- Gastos extraordinarios. Servicios ocasionales, locaciones temporales.
- Costos financieros. Principalmente intereses, pero puede considerarse el costo de oportunidad del dinero.
- Contingencias. Y sí, en el presupuesto siempre tiene que haber lugar para imponderables. Recordá el ejercicio inicial de las vacaciones.
- Impuestos. Los que no tienen que ver con RRHH.
También podrías partir de las ventas, los presupuestos de producción, y definir a partir de esos planes y objetivos, los gastos comerciales y de marketing, los de logística, los gastos generales y los de RRHH.
Es habitual que las inversiones y gastos financieros, se manejen por separado, pero en paralelo, ya que tiene gran impacto en la factibilidad y el éxito de los negocios.
Un consejo: Antes de empezar con las discusiones y el proceso de presupuestar, tratá de obtener información sobre la inflación proyectada, los costos habituales, tamaño de tu mercado, algunos datos generales de la economía del país, si se espera algún hecho sobresaliente el próximo año que impacte en tu rubro, feriados, acceso a préstamos y sus tasas, las tasas ofrecidas para inversiones, legislación y todo lo que pueda servir para las estimaciones y supuestos.
En resumen:
- Relevá la información de diagnóstico y las proyecciones, para bajar a los responsables un manual con las condiciones, expectativas del mercado, contexto, proyecciones, y cómo va a ser el proceso de presupuestar (y lo que se espera de ellos).
- Procedé a discutir y preparar los presupuestos de ingresos y egresos.
- Prepará luego en paralelo el Presupuesto Financiero, que además establecerá si es factible el de ingresos y egresos.
- Revisá, negociá con los responsables y volvé a elaborarlo y retocarlo las veces que haga falta.
- Cuando sea el definitivo y lo apruebes, comunicalo y contá cómo se va a controlar, qué se va a medir.
- Controlalo y realizá los ajustes necesarios.
¿Cómo seguir el presupuesto?
Como dijimos más arriba, cuanto más “abras” los ingresos y gastos, cuantas más variables proyectes (Precio, Cantidad, Producto, Cliente, Fechas, % de penetración de cartera, venta cruzada, participación de mercado) más rápido vas a poder identificar si hay un desvío, de dónde viene y tomar decisiones. Todo ayudará a evidenciar desvíos y tomar decisiones.
Generalmente, para que puedas seguir el presupuesto, tendrás que indicar el área o concepto que generó el ingreso o gasto (podés agregar categorías y subcategorías), el valor real de ingreso o gasto del ítem en el mes, el valor presupuestado para el mes en curso, el acumulado real en lo que va del año, el valor presupuestado para el acumulado del año al momento, el valor real del mismo mes del año anterior, y en algún caso, el presupuestado total del año. Luego, se incluyen los desvíos o variaciones, en los que se compara en cada caso el valor real con su correspondiente presupuestado, generalmente en valor absoluto y en porcentaje. La única excepción se da cuando se compara un valor parcial con uno final (puede ser mes o año), que generalmente se utiliza sólo para calcular “como venimos” y hacer proyecciones para ver lo que falta para cumplir el presupuesto.
Espero que te sirva para administrar y continuar con la profesionalización y expansión de tu PyME. Ya sea para la planificación central como para un área, campaña, canal o lanzamiento. Es importante que dimensiones que tanto la empresa, como cada producto, área y actividad lo necesita para poder entender los recursos con los que debe contar para alcanzar los objetivos, establecer indicadores, monitorear y tomar decisiones.
TAGS: Gestión, Presupuestar, Presupuesto de gestión, Planificación.
POR: Marcelo Celestino.
Licenciado en Marketing y Consultor especializado en Aplicaciones Web con una fuerte orientación en el diseño centrado en el usuario (Ux Design). Especialista en nuevas tecnologías Web, plataformas mobiles, herramientas de comunicación y procesos de venta digital. Emprendedor que desarrolla su carrera como profesional independiente desde principios de 2001, y actualmente en Advertino, una empresa facilitadora que genera estrategias de negocio para sus clientes. Dictó clases en la Universidad de Lomas de Zamora sobre Marketing 2.0 Amplio conocimiento del ecosistema emprendedor, tanto de sus actores como agentes, ya sean aceleradoras, incubadoras, centros de emprendedores e instituciones.
