Les propongo un juego: digamos las primeras tres palabras que se nos ocurran asociadas al concepto “hombre de oficina”, en un contexto de hace 30 o 40 años. Podría apostar a que traje, corbata y escritorio serán las que aparecerán más veces. Ahora, hagamos lo mismo pero pensando en esta época. Probablemente nos imaginemos a una persona vestida de elegante sport, una laptop (o un celular) y el trabajo remoto como banderas.
Las posibilidades hoy son infinitas. Podemos estar en Argentina y realizar trabajos en tiempo real para cualquier parte del mundo. Esto nos permite, gracias a la diferencia cambiaria, ser muy competitivos contra nuestros pares en otros mercados como Estados Unidos, Reino Unido, Alemania, Francia u otros países desarrollados, lo que redunda en más empleo y de mejor calidad para nuestro país si sabemos aprovechar esta coyuntura.
Oficina local
La ventaja de la oficina local es que es mucho más fácil de monitorear, ya sea para analizar patrones de uso de los equipos como para brindar seguridad a nuestros equipos en la red. En una PyME, en general, hay como máximo dos enlaces de internet que pueden ser protegidos por el mismo firewall. Ese perímetro generará condiciones de rendimiento más estables y menos vulnerables a ataques externos, ya que los servidores internos y las máquinas de los usuarios estarán protegidos también por antivirus y anti-spam.
En cuanto a sus desventajas, podemos mencionar que en muchos casos hay posiciones que deben desplazarse durante su jornada laboral. El tener que volver a la oficina para consultar correos o responder requerimientos hace que tengamos varios tiempos muertos en los tiempos de ida y vuelta, que podrían minimizarse si hubiera acceso a cuentas de correo, teléfono o aplicaciones desde un dispositivo remoto.
Oficina remota
Como principal beneficio podemos mencionar que minimizan los costos operativos en bienes muebles e inmuebles. No hace falta montar un escritorio para alguien que prácticamente no lo usará. La nueva tendencia es contar con escritorios móviles o salas de reuniones grandes donde la gente pueda sentarse si es que acude a la oficina por algún motivo que no pueda resolverse a distancia. Además, el empleado mejora su productividad porque minimiza el impacto de cualquier incidencia vial en el traslado de nuestros recursos humanos.
Pero a nivel tecnología tiene algunos puntos a analizar: muchos empleados deberán acceder a nuestros servidores internos desde su ubicación, lo que requerirá de conexiones seguras (VPN, o Red Privada Virtual por sus siglas en inglés), que encriptan las comunicaciones entre la empresa y los equipos remotos de manera más segura que si se dejara el tráfico abierto sobre internet.
¿Laptop si o laptop no?
Aquí ya depende de la posición que quiera evaluarse. No es lo mismo alguien que tiene que trabajar en la contabilidad de la empresa con grandes planillas de proceso de datos que aquel que solamente debe conectarse a su correo o su teléfono. Incluso al día de hoy existen herramientas de “escritorio remoto” (como TeamViewer o LogMeIn) que permiten ver y manejar nuestro equipo incluso a través de la pantalla de un celular. Siendo así, puede maximizarse el tiempo y la calidad de la jornada laboral descartando tiempos de viaje.
En cuanto a la seguridad, todas estas aplicaciones están encriptadas y cifradas con algoritmos de más de 128 bits, por lo que termina siendo más seguro incluso que el tráfico transmitido a través de nuestra línea de celular tradicional.
Empleados omnipresentes
Las aplicaciones de mensajería ya no solo se utilizan para texto o imágenes, sino que soportan el envío de archivos y las conversaciones de voz de manera nativa. Esto implica que cualquier empleado con conexión a internet cuenta con un teléfono gratis (siempre y cuando tenga acceso a internet), acceso a su correo electrónico, conexión a internet y hasta escritorio remoto. El siguiente paso en portabilidad sería una tablet con un teclado bluetooth: la oficina concentrada en 7 o 10”, con capacidad de proceso razonable y por menos de 1kg de peso. La desventaja de estos equipos es su falta de autonomía, así que sugiero que circulen con un cargador constantemente a mano.
Si nuestros empleados requieren un espacio más amplio de almacenamiento portátil, mejor rendimiento y conexiones más estables sobre un sistema operativo más robusto, deberíamos pasar a la laptop. Pero, ¡atención! Porque incluso para este tipo de equipos existen aplicaciones como Skype for Business (antes conocido como Microsoft Lync) que por un pago único de una licencia de uso les asignará un número de teléfono local del país que ustedes determinen para que puedan realizar y recibir llamadas a través de la PC o de la aplicación del celular.
Coworking, la alternativa que crece
En estos últimos años se empezaron a ver en Argentina espacios de “coworking”, que pueden ser alquiladas por hora, por día o por períodos más largos para “ir a la oficina sin ir a la oficina”. Se presentan, entonces, como una excelente alternativa para reunirnos con un cliente en un espacio profesional, cuidado, limpio y ordenado sin tanto bullicio como un café, pero sin tener que trasladarnos a nuestras oficinas (si es que existen). Lo utilizan en muchos casos aquellos empleados de empresas de poco personal o quienes quizás tengan un nivel de ruido o actividad intolerable en su casa (con bebés, niños o mascotas) que hacen difícil concentrarse y cumplir con los objetivos propuestos. Pero al tener herramientas que en casa no tenemos (como impresora, proyectores o salas de reuniones de gran envergadura) terminan siendo una opción muy válida para cualquiera, con costos mucho más económicos que el de alquilar y montar una oficina privada.
Aplicaciones y herramientas remotas
- Escritorio remoto: TeamViewer o LogMeIn
- Teléfono IP remoto: Skype for Business, Skype (personal), LINE, WhatsApp, Viber
- Mensajería: WhatsApp, Skype (ambos), LINE, Viber, Telegram (soporta grupos con hasta 200 usuarios, permite darle vencimiento a los mensajes –autodestrucción- pero no tiene muchos usuarios registrados)
- Videoconferencia: Cisco AnyConnect, Skype for Business
En resumen los avances tecnológicos hasta este momento pueden ser nuestra oportunidad para reducir el espacio de oficina, ya que nuestros empleados trabajarían desde donde lo prefieran. Todas las aplicaciones que existen ya superaron la fase de pruebas “beta” (prelanzamiento) así que son estables, confiables y seguras. Comiencen con posiciones no críticas y, si lo consideran útil, vayan intentando migrar su modelo logístico a un modelo mixto, que les dará las ventajas de un lugar físico para su archivo, cuarto de servidores y salas de reuniones para recibir clientes y también las de mejorar los tiempos de respuesta, ya que los empleados estarán siempre accesibles.
TAGS: Oficina, oficina virtual, home office, coworking, trabajo remoto.
POR: Mariano Chiesa.
Soy Mariano Chiesa, especialista en tecnología. Pasé toda mi vida rodeado de computadoras y trabajé en las mejores empresas de informática del mundo. En 2012 co-fundé “Teleparking S.A.”, consultora dedicada al desarrollo de soluciones innovadoras para problemáticas comunes. Nuestros productos insignias son un software de estacionamiento medido y una plataforma de Telemedicina. Sigamos en contacto en ar.linkedin.com/in/marianochiesa.
