La productividad ha sido un área de estudio de diversos tipos de industrias dado que es una problemática que está directamente ligada a la gestión efectiva en un puesto de trabajo. Ser productivo no significa simplemente trabajar más rápido, sino que implica que cada empleado dedique su tiempo a las cosas realmente importantes para su posición, delegando (o incluso eliminando de su agenda) las tareas que no aportan valor a la compañía.
En los últimos años, una metodología ha tomado protagonismo en la mejora de la gestión de tiempo impactando directamente en la productividad personal, Getting Things Done (GTD) de David Allen. Se basa en el principio de que una persona necesita liberar su mente de las tareas pendientes guardándolas en un lugar específico, de forma que no sea necesario recordar lo que hay que hacer y se pueda concentrar sólo en realizar las tareas.
¿Qué significa liberar la mente?
Según Allen, nuestra mente es ineficiente en lo que a productividad refiere. Su metodología GTD consiste en tener un sistema organizativo confiable y externo (no basado en nuestra memoria), que nos permita recordar las cosas que tenemos que hacer, en el momento que tenemos que hacerlas.
Con este sistema, nuestra mente trabaja tranquila porque sabe que no se le escapa nada y, por lo tanto, puede dedicarse a ser más productiva, trabajando en acciones concretas, de forma creativa y eficiente. Esta forma de trabajo ayuda a los empleados a alcanzar metas y objetivos a corto, mediano y largo plazo.
Beneficios de aplicar GTD en las empresas:
- 1.Confianza en el equipo. Cada miembro sabe que las tareas que delega serán realizadas.
- 2.Confianza personal. Cada empleado se gestiona a sí mismo y sabe en qué utilizar su tiempo de trabajo. Se elimina la frustrante sensación de tener mucho para hacer sin saber por dónde empezar.
- 3.Aumento de la creatividad. El cerebro libera espacio para pensar en cosas más útiles.
- 4.Productividad personal y del equipo. La confianza, creatividad y concentración son las bases de un buen rendimiento.
¿Cómo implementar GTD en tu empresa?
La realidad es que no existe GTD para empresas porque es un método de productividad personal, pero el panorama no es tan desolador si recordamos que las empresas, en definitiva, están compuestas por personas.
Para convertirlo en una herramienta corporativa, lo más sencillo es que todos los miembros comiencen a utilizarla y para ello tendrás que entrenar a tus empleados en la metodología. Esta capacitación puede desarrollarla alguien interno o contratar a algún experto en el tema.
Lo más importante para que este tipo de metodología funcione es tener una cultura empresarial horizontal y colaborativa, eliminando estructuras de control para fomentar la autogestión de tu personal. A fin de cuentas, la productividad no es resultado de herramientas mágicas sino de algunos cambios de hábitos.
Principios de GTD:
RECOPILAR:
Recopilar no es hacer, ni siquiera pensar en lo que hay que hacer. Es colocar un recordatorio de lo que tenemos pendiente. Cuando se te viene a tu mente alguna tarea, o cuando alguien te pide algo, lo anotas en algún lado que puedas revisar, y sigues haciendo lo que estabas haciendo.
PROCESAR:
Una vez que tenemos todo recopilado, el paso siguiente es procesarlo, o sea, revisar todos los elementos de mi lista de pendientes, del primero al último y decidir si es algo que requiere alguna acción o si debo archivarlo. Para tener éxito en este paso hay que cumplir ciertas reglas:
- Trabajar los elementos en orden (del primero al último);
- Trabajar un elemento por vez (no al multitasking);
- Si empezamos con un elemento, terminarlo (por más tedioso que sea);
- El proceso se empieza y termina. No puedo pasar a otra tarea hasta que no revise todos los elementos de la lista.
ORGANIZAR:
En este paso debemos dejar las tareas que hemos procesado en el lugar adecuado, para encontrarlas correctamente después, para ello necesitaremos un sistema de listas que nos permita tenerlo todo ordenado y a mano. Esta organización debe estar sustentada por un calendario, con sus respectivos deadlines, para realizar cada tarea en tiempo y forma.
REVISAR O MANTENER:
Lo que marca la diferencia en el método GTD de otros métodos precisamente es este punto. Revisar nuestro sistema de productividad periódicamente hará que funcione, y consigamos todos nuestros objetivos. Además de ser un punto fundamental para la productividad, es de los más importantes hábitos que hay que adquirir y a la vez, de los más difíciles de implementar. Si no hacemos una revisión periódica de nuestro sistema, empezará a fallar y con el tiempo dejaremos de utilizarlo. Es sabido que hasta los mejores sistemas tienden al caos.
Si logras que las personas de tu empresa desarrollen el hábito de aplicar los pasos anteriores a todo su entorno, seguirán realizando el mismo trabajo que hasta ahora pero con dos grandes diferencias: habrán eliminado el estrés y tendrán claro qué hacer y qué delegar en cada momento. Getting Things Done es una metodología extremadamente poderosa y adaptable a todo tipo de trabajo, pyme o emprendedor.
TAGS: Productividad, Gestión de tiempo, Organización, RRHH, Efectividad, Trabajo en equipo.
POR: Marcelo Celestino.
Licenciado en Marketing y Consultor especializado en Aplicaciones Web con una fuerte orientación en el diseño centrado en el usuario (Ux Design). Especialista en nuevas tecnologías Web, plataformas mobiles, herramientas de comunicación y procesos de venta digital. Emprendedor que desarrolla su carrera como profesional independiente desde principios de 2001, y actualmente en Advertino, una empresa facilitadora que genera estrategias de negocio para sus clientes. Dictó clases en la Universidad de Lomas de Zamora sobre Marketing 2.0 Amplio conocimiento del ecosistema emprendedor, tanto de sus actores como agentes, ya sean aceleradoras, incubadoras, centros de emprendedores e instituciones.
